Rondleidingen door de Tweede Kamer plannen

Elk jaar wordt de Tweede Kamer bezocht door meer dan 100.000 scholieren. ProDemos verzorgt deze rondleidingen gekoppeld aan een informatief programma rond de democratie. Het uiteindelijke doel is dat iedere scholier de Tweede Kamer eens in zijn schoolperiode bezoekt. Echter is dat makkelijker gezegd dan gedaan, onder andere vanwege de beperkte capaciteit van de gebouwen. Syntro helpt ProDemos sinds 2019 met het organiseren en plannen van de rondleidingen.

Het plannen van al deze rondleidingen is een ingewikkelde puzzel. Ten eerste is het van belang om voor elke groep een kwalitatief hoogstaand programma te creëren waarin in ieder geval een bezoek aan de publieke tribune van de Tweede Kamer is opgenomen. Daarnaast komen in deze programma’s onderdelen voor als een bezoek aan de Ridderzaal of de Eerste Kamer en een spel op het Binnenhof. Aanvullend daarop heeft ProDemos binnenshuis diverse interactieve zalen gecreëerd waarin spelenderwijs kennis vergaard wordt over de democratie.

De duur van deze programmaonderdelen is erg wisselend. Daarnaast kan er vaak maar 1 (in sommige gevallen enkele) groep(en) een onderdeel tegelijk doen. Gezien er op de tribune van de Tweede Kamer maar beperkte ruimte is, is het wenselijk dat de groepen gespreid over de dag daar komen. Echter kan men niet van de scholen verwachten dat de rondleidingen heel erg verspreid over de dag starten.

Syntro heeft, in samenwerking met ProDemos, een set van rondleidingen ontwikkeld die voldoen aan de verschillende eisen. Daarnaast heeft Syntro een wiskundig model (Sporengenerator) ontwikkeld dat deze standaard rondleidingen maximaliseert. Deze puzzel wordt per dag opgelost, waarbij rekening wordt gehouden met de restricties (capaciteit, totale duur, openingstijden etc.) en de voorkeuren (zo veel mogelijk populaire onderdelen). Ook de dienstlengtes van de begeleiders wordt in de berekening meegenomen. Het resultaat is een rooster van rondleidingen waarbij zo veel mogelijk scholieren een zo goed mogelijke rondleiding kunnen ervaren.

Naast het maken van het rooster is het model ook erg geschikt om scenario’s door te rekenen. Wanneer er bijvoorbeeld door de begeleiders wordt aangegeven dat er voor een bepaald onderdeel eigenlijk net iets meer tijd nodig is, kan het model gebruikt worden om door te rekenen wat het effect zou zijn op het totaal aantal rondleidingen. Op deze manier kan het management van ProDemos een geïnformeerde afweging maken en is het een stuk makkelijker een goede balans tussen efficiëntie en kwaliteit te vinden.

Gezien de getoonde resultaten en de opgedane kennis in het ontwikkelen van de rondleidingen is Syntro ook gevraagd om mee te denken over de rondleidingen voor tijdens de renovatie van het Binnenhof. Wanneer het Binnenhof gerenoveerd wordt verhuizen zowel de Tweede Kamer als de Eerste Kamer naar andere locaties. Dit vereist een totaal andere aanpak van de rondleidingen doordat er veel meer afstand tussen de locaties zit. Waar het nu gebruikelijk is dat alle rondleidingen starten bij ProDemos zelf, zal dan een deel van de rondleidingen ook ergens anders moeten starten.

Daarnaast zal ProDemos extra zalen nodig hebben om kwalitatief hoogwaardige programma’s aan te kunnen blijven bieden. Syntro heeft diverse scenario’s geschetst waarin het effect van het aantal zalen op zowel het aantal rondleidingen als de kwaliteit van het programma duidelijk wordt. Tevens is meegedacht waar deze zalen het beste gehuurd kunnen worden. Hierdoor heeft ProDemos duidelijk in kaart wat er nodig is om ook tijdens de renovatie aan de eisen te kunnen voldoen.