Capaciteitsanalyse
Werkaanbod en capaciteit
Voor het maken van een goed rooster is het allereerst belangrijk een duidelijk beeld te hebben van de hoeveelheid werk. Immers, wanneer de hoeveelheid personeel en werk niet op elkaar afgesteld zijn, zal het rooster nooit goed functioneren. Om die reden voert Syntro vaak een capaciteitsanalyse uit in de oriëntatiefase.
Bij een capaciteitsanalyse wordt er allereerst gekeken naar de hoeveelheid werk per moment, oftewel het werkaanbod. Afhankelijk van de organisatie kan de bepaling hiervan behoorlijk uiteen lopen. Zo ligt het werkaanbod voor operators in een fabriek vaak voor langere periodes vast, terwijl het werkaanbod bij de eerste hulp per moment verschillend is. In het tweede geval wordt er op basis van historische gegevens een benadering gemaakt.
Wanneer het werkaanbod vastgesteld is, kan een dienstenmix worden ontwikkeld. Hiermee wordt de personeelsbezetting zo goed mogelijk op het werkaanbod afgesteld, rekening houdend met de totale medewerkers formatie, de betreffende CAO, de Arbeidstijdenwet en andere beperkende factoren.
Data analyse
Bij data-analyse draait het om het vergaren van inzicht in processen, zodat er betere keuzes kunnen worden gemaakt. Hierbij worden historische gegevens van organisaties gebruikt om de processen zo realistisch mogelijk te beschrijven. Een voorbeeld hiervan is het analyseren van de wachtlijsten bij een ziekenhuis of het gerealiseerde werk van een vervoersbedrijf. De informatie die wordt verzameld kan gebruikt worden als basis voor het doorrekenen van scenario’s of voor het maken van voorspellingen.
Syntro werkt onder andere met Excel, PowerBI en Python, waarbij per situatie naar het juiste middel gekeken wordt. De inzichten vanuit de data-analyse zijn zeer waardevol en dragen bij aan betere aansturing van de organisatie. Echter, in sommige gevallen is de complexiteit van het probleem dusdanig groot dat de hulp van wiskundige modellen wordt ingeschakeld.
Optimalisatie
Wanneer een proces erg complex is (bijvoorbeeld wanneer het aantal mogelijkheden ver in de miljoenen loopt) kan het gunstig zijn wiskundige optimalisatie toe te passen. Syntro ontwikkelt in dit geval een wiskundig model, dat binnen de voorwaarden en eisen van het proces de optimale oplossing vindt. Hierbij werkt Syntro samen met Gurobi, wereldleider in optimalisatietechnieken.
Een voorbeeld hiervan is het plannen van het personeel op een luchthaven. In deze situatie is het aantal mogelijkheden immens, aangezien honderden diensten elk op een groot aantal verschillende momenten kunnen beginnen. Ook wordt de werkplekplanning ingedeeld, wie staat waar op welk moment, waarbij rekening moet worden gehouden met looptijden, pauzetijden etc. Al deze keuzes moeten op zo’n manier gemaakt worden dat de vraag is afgedekt, en dat tegen zo weinig mogelijk kosten. Zoiets betreft een optimalisatie die niet bereikt kan worden met uitsluitend “denkkracht” van de mens. Door de grote hoeveelheid aan opties is ondersteuning van een wiskundig model noodzakelijk. Een puzzel die planners enkele dagen kost kan vaak binnen enkele seconden worden opgelost door een model.
Maatwerk
Syntro is gespecialiseerd in het ontwikkelen van modellen op maat. Samen met de klant wordt geïnventariseerd wat de afwegingen en randvoorwaarden van het proces zijn. Daarnaast wordt gekeken naar het juiste middel, waarbij het streven is alles zo simpel mogelijk te houden. In sommige gevallen is het voldoende een eenmalige berekening of optimalisatie uit te voeren, terwijl in andere gevallen een meer permanent hulpmiddel in de vorm van een tool gewenst is. Altijd geldt: bij Syntro staat de klantvraag voorop, waarbij een wiskundig model niets meer dan een hulpmiddel is.