Capaciteitsmanagement
Capaciteitsmanagement is voor veel organisaties belangrijk:
- Personeel is schaars
- Apparatuur is duur
- Toekomst is onzeker
- Balans tussen sociaal en efficiënte inzet van het personeel is noodzakelijk
Bij capaciteitsmanagement is het van belang om een integrale aanpak te hebben. Per slot van rekening hebben verschillende afdelingen invloed op elkaar. Te weinig grondstoffen, betekent een lagere productie of geen bedden beschikbaar in het ziekenhuis, leidt tot minder operaties.
Wat we zien is dat de verschillende afdeling vaak proberen te sturen op de capaciteit, maar dat andere belangen en gebrek aan communicatie met overige afdelingen ervoor zorgt dat uiteindelijk de beschikbare middelen niet optimaal gebruikt worden.
Als voorbeeld laten we zien hoe onze aanpak was in het Admiraal De Ruyter Ziekenhuis. De aanpak is natuurlijk ook te gebruiken in een productie-omgeving, callcenter, of politie.
In samenwerking met het Admiraal De Ruyter Ziekenhuis rollen we het integraal capaciteitsmanagement uit voor de ziekenhuizen in Goes, Vlissingen en Terneuzen. Dat wil zeggen dat we voor het hele ziekenhuis kijken hoe er verbeterslagen mogelijk zijn. Zowel binnen de afdelingen als ziekenhuis-breed. In eerste instantie ligt de focus op de poliklinieken.
Verkenning huidige situatie
We zijn gestart met verkennende gesprekken op een aantal verschillende afdelingen. Dit om een beeld te krijgen wat er speelt, waar men tegenaan loopt en waar hulp/advies bij nodig is. Hierbij kwam verschillende keren naar voren dat de poliklinieken moesten afschalen. Hierdoor zijn de wachtlijsten voor een aantal poli’s fors opgelopen. De voornaamste prioriteit was dan ook om te kijken hoe deze teruggebracht kunnen worden.
Inzicht met dashboard
Tijdens de eerste verkenning kwamen we er al gauw achter dat er heel veel data beschikbaar is, maar dat er nog weinig mee gedaan wordt. Het echte inzicht in de data ontbreekt. Daarom hebben we een dashboard ontwikkeld dat per poli inzicht geeft in de patiëntenstromen. Hierbij kijken we naar verleden, heden en toekomst. De data in het dashboard komt rechtstreeks uit het EPD (elektronisch patiëntendossier). Dit heeft als voordeel dat registratiefoutjes ook zichtbaar worden.
Voor het verleden kijken we naar gerealiseerde afspraken. Hoeveel patiënten worden per dag gesproken/behandeld, hoe is dit verdeeld tussen nieuwe patiënten en controles en zijn de patiënten (naar eigen definities) op tijd of te laat gezien? De huidige situatie focust op de werkvoorraad en wachtlijst, is die nog onder controle of moeten er interventies gepleegd worden? Voor de toekomst kijken we vooral naar de ontwikkeling van de patiënten die naar verwachting ‘te laat’ gaan komen, dit is direct gekoppeld aan de wachtlijsten en werkvoorraad. Dit maakt vroegtijdige signalering mogelijk.
Planning optimaliseren met scenario-analyse
Naast bovenstaande kijken we voor de verschillende poli’s wanneer ze het beste welk type spreekuur kunnen draaien op welke locatie. Met behulp van wiskundige optimalisatiemodellen wordt een optimale verdeling gemaakt rekening houdend met het de kwalificaties van het personeel, de beschikbaarheden van het personeel en de kamers en de kwalitatieve eisen die aan de zorg gesteld worden. Hierbij kijken we niet alleen naar de huidige situatie maar ook naar verschillende scenario’s. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een extra arts of extra spreekkamer. Deze scenario’s komen terug in de toekomstverwachting van het dashboard.
In het begin is de focus vooral gegaan naar de poli’s. Op het moment zijn we dit gefaseerd aan het uitrollen. De vervolgstappen zijn om ook de klinieken, het beddenhuis en de ok’s mee te nemen. Door ook de afhankelijkheden tussen de afdelingen mee te nemen is er op het gebied van capaciteitsmanagement een grote slag te slaan voor het ziekenhuis. Hierdoor kan de beschikbare capaciteit beter benut worden.
Ook belangstelling voor (integraal) capaciteitsmanagement?
Op zoek naar mogelijkheden om de inzetbaarheid van je organisatie te vergroten? Of wil je met capaciteitsmanagement beter voorbereid te zijn op de situatie van morgen? Neem dan contact met ons op.