Tijd winnen in de zorg door slimmer roosteren

De NOS schreef maandag 12 maart 2018 over de groei van het aantal banen in de zorg, terwijl het aantal geschikte mensen niet snel genoeg meegroeit. Voor de komende jaren wordt rekening gehouden met een tekort van circa 130.000 zorgprofessionals. Het personeelstekort in de zorg bedraagt hierdoor ongeveer 10% van het totaal aantal werknemers.

De eerste zorg van werkgevers is natuurlijk de aantrekkelijkheid van het werk, en met het verlagen van de administratieve last van zorgmedewerkers kan ook worden gescoord. Een andere optie die instanties noemen voor reductie van het personeelstekort is een efficiëntere inzet van personeel. Door bijvoorbeeld slimmer te roosteren in de zorg en per persoon meer effectieve uren te draaien kan een deel van het personeelstekort worden opgevangen. Syntro-adviseurs kunnen helpen om zorg-tijd te winnen door slimmer roosteren. Dat doen we door aanpassingen in het roosterproces, maar ook zijn er mogelijkheden om de personele inzet te optimaliseren.

Procesmatige verbeteringen roosters in de zorg

Een rooster maken in de zorg gebeurt vaak decentraal. Dit betekent dat een verpleegkundige uit het team iedere vier weken voor elk lid van het team een nieuw perioderooster maakt. Deze roosteraar is daar vaak meerdere dagen per periode mee bezig en is dan niet beschikbaar voor de zorg. Als de nieuwe roosters worden gepubliceerd “ontploft” de team-whatsapp en komt het ruilproces op gang. Niet zelden wordt meer dan de helft van de ingeroosterde diensten geruild om de individuele roosters naar wens te maken. Dit proces vergt van veel medewerkers tijd die niet aan zorg wordt besteed. Het ruilproces voedt ook niet de tevredenheid van medewerkers, want de roostermatige uitkomst van al dat ruilen is niet evenwichtig: de reservecapaciteit om verlof en ziekte op te vangen is niet meer gelijkmatig verdeeld. Op sommige momenten lopen er te veel medewerkers rond, en op andere tijden is de capaciteit eigenlijk te laag om het werk goed te doen. Dit laat zich voelen als werkdruk!

Zelfroosteren in de zorg kan een oplossing zijn om de zeggenschap van medewerkers te verleggen naar de voorkant van het roosterproces. Ruilen wordt dan minder nodig en de organisatie houdt grip op de planning.

Efficiëntere inzet personeel of meer contracturen?

In veel zorginstellingen wordt gewerkt met 8-urige diensten. Dat is makkelijk, want hiervan passen er drie in een etmaal. Maar het gaat voorbij aan het feit dat de werkdruk pieken en dalen kent korter dan acht uren, bijvoorbeeld in verpleeghuizen als veel bewoners om 09.00 uur willen douchen en eten voor ze naar een dagbestedingslocatie gaan. Een efficiënte oplossing is het inroosteren van kortere diensten om deze pieken op te vangen. Echter, bij een gelijkblijvend contract krijgt de medewerker dan te maken met meer opkomsten per week. Juist met parttimers is dat makkelijker op te lossen.

Ook zien we regelmatig een lange onnodige overlap. Zo zijn bijvoorbeeld tussen 14.00 en 15.30 uur de ochtenddienst- en de avonddienst-medewerkers tegelijkertijd aanwezig, terwijl op de afdeling in die uren weinig werk is te doen. Door diensten slimmer te definiëren kun je overlap creëren waar nodig en inefficiëntie voorkomen. Op deze manier match je de inzet slim aan de werkdruk en maak je beter gebruik van je bestaande personeelsbestand.

Het is vaak zinvol om gedefinieerde diensten onder de loep te nemen: sluiten deze nog aan bij het actuele werkaanbod? Als er diensten korter dan 8 uren ontstaan uit deze analyse, heb je meer profijt van een groter aantal parttimers dan van het vergroten van de contracturen per persoon. Grotere  contracten leiden dan namelijk alleen maar tot meer leegloop of inefficiëntie. In plannersjargon: “het lukt haast niet om de grote contracten op hun uren te krijgen.” Koester dus de parttime-contracten, en sterker nog: bied oudere collega’s ruimhartig mogelijkheden om korter te werken, zet hen in op de drukke uurtjes en behoud hen daarmee om blijvend waarde toe te voegen aan de zorg.

10% verbetering?

In eerder uitgevoerde projecten hebben wij getoond dat doelmatigheidswinsten van 10% door roostertechnische aanpassingen en maatwerk reëel zijn. De opbrengsten van optimalisatie van het roosterproces komen daar nog bovenop. Met decentrale planners is dit moeilijk te realiseren.

Laat Syntro u helpen om de planners en de roosterplanning te professionaliseren. Neem contact met ons op.