Attent roosteren
Attent is een ambitieuze zorgorganisatie in de Achterhoek, bestaande uit een aantal verzorgingstehuizen verspreid over de regio. Daarnaast biedt Attent ook extramurale zorg, in de vorm van thuiszorg. Vanuit het verleden hanteert elk huis zijn eigen manier van plannen en roosteren. Syntro heeft in opdracht van Attent een vooronderzoek uitgevoerd om de verbetermogelijkheden binnen de planning te analyseren. Samen met een projectgroep, samengesteld uit een aantal betrokkenen vanuit Attent, hebben wij een projectplan ontwikkeld met als doel: het optimaliseren van de roosters en planning.
Capaciteitsplanning onder de Wet Langdurige Zorg (Wlz)
Het speelveld in de (langdurige) zorg is aan het veranderen. Vanwege de krapte op de arbeidsmarkt is het lastig voldoende personeel te vinden. De jongere generaties hebben een andere kijk op werk/privé balans, waardoor ze meer wensen met betrekking tot hun roosters hebben. Daarnaast neemt de zorgvraag toe. Nederlanders worden gemiddeld steeds ouder en blijven langer (al dan niet ondersteund door mantel- en of thuiszorg) thuis wonen. Dit heeft als gevolg dat de gemiddelde zorgzwaarte in de verzorgingstehuizen toeneemt. Deze omstandigheden maken het nog belangrijker voor zorginstellingen om hun personeel zo effectief en efficiënt mogelijk in te zetten.
Slimme capaciteitsplanning
Het zorgbudget voor een verzorgingstehuis wordt bepaald aan de hand van de verwachte CIZ indicaties (voorheen zzp – zorgzwaartepakketten) van de bewoners. Over het algemeen wordt dit budget op jaarbasis vastgesteld. Het is vervolgens aan de manager om het budget op een verstandige manier in te zetten. Hierbij zijn een aantal zaken van belang:
- Het budget betreft bruto capaciteit. Wat blijft er netto aan capaciteit over, wanneer rekening wordt gehouden met verzuim, (bijzonder) verlof, opleiding en overleg?
- Het verschil tussen de bruto en netto capaciteit is een buffer, ook wel reservecapaciteit genoemd. Het kan verstandig zijn een deel van de reservecapaciteit te reserveren voor inzet van flex of zelfstandigen. Hoeveel van de totale formatie wordt ingevuld door vast personeel? En in welke periodes worden de flexkrachten ingezet? Binnen de zorgsector wil men eigen personeel de voorkeur geven ten opzichte van zelfstandigen. Wat betekent dit voor de invulling van reservecapaciteit?
- De afwezigheid door verlof en verzuim fluctueert over het algemeen door het jaar heen. Hoewel het nooit helemaal voorspelbaar wordt, zijn er toch een aantal herkenbare patronen. Denk bijvoorbeeld aan de zomervakantie, waarin het merendeel van het personeel een paar weken verlof zal willen opnemen. Aan de andere kant zal de afwezigheid in februari niet gauw een probleem zijn. Hoe kan de capaciteitsplanning worden vormgegeven zodat de zorg altijd kan worden geleverd?
Decentraal plannen in de zorg
In de zorg komt het veel voor dat teams ‘decentraal’ roosteren. Dit betekent dat een lid van het team enkele uren per week bezig is met het maken van het rooster voor zijn of haar collega’s. Een voordeel hiervan is dat deze persoon bekend is met het werk en dus maatwerk kan leveren. Er zijn echter ook een aantal nadelen:
- De uren die worden besteed aan roosteren zijn niet meer in te zetten voor zorgtaken.
- De decentrale roosteraar is geen professional op het gebied van planning en roosteren. Vaak ontbreekt dan ook kennis op het gebied van wet- en regelgeving en roosterergonomie. De kwaliteit van de roosters is dan ook moeilijk te garanderen.
- Planning omvat meer dan alleen roosteren. Denk bijvoorbeeld van het opstellen van een dienstenstructuur en de bijbehorende bezettingseisen. Een decentrale roosteraar houdt zich vaak alleen met het maken van de roosters bezig, waardoor de manager een belangrijke sparring partner mist op het gebied van capaciteitsmanagement.
Professioneel plannen in de zorg
Wanneer er met een professionele planner wordt gewerkt kan dit een aanzienlijk positief effect hebben op de kwaliteit en doelmatigheid van de roosters. Een risico is dan wel dat de afstand tussen de planner en de medewerkers te groot wordt. Een goede balans is hier dus van belang.
In sommige teams kan er ook voor worden gekozen om te gaan Meeroosteren. Hierbij maakt het team gezamenlijk het rooster door samen de bezettingseisen te vullen. Een voordeel hiervan is dat medewerkers veel inspraak hebben op het rooster en dat het ruilen van diensten over het algemeen minder vaak nodig is. Syntro is bekend met de keuzes en afwegingen die horen bij plannen in de zorg en denkt mee in de inrichting van de planning.