Werkrooster maken voor medewerkers
Het maken van een werkrooster voor medewerkers kan grote uitdagingen met zich meebrengen. Er zijn veel omstandigheden waar rekening gehouden mee moet worden. Denk bijvoorbeeld aan urenregistratie, werktijden, taken en vrije dagen. Syntro helpt bedrijven graag met deze uitdaging. U heeft zodoende de handen vrij voor de dagelijkse werkzaamheden voor uw bedrijf. Wij hebben ervaring waardoor u uw personeel efficiënt kan inzetten. Het zorgt eveneens voor kostenbesparing en de bedrijfsvoering komt niet in het geding.
Wat is een werkrooster?
Een gedegen werkrooster bestaat uit een overzichtelijk samengesteld schema. Dit rooster wordt opgesteld om de werkzaamheden van personeelsleden te organiseren. In werkroosters wordt aangegeven wat de werktijden en werkzaamheden van een werknemer zijn. Dit wordt bepaald over een specifieke periode. Een werkrooster kan wekelijks, maandelijks of per kwartaal worden opgesteld.
Voordelen van een werkrooster
Een goed werkrooster kent vele voordelen. Veel organisaties zijn erg druk met de invulling van een werkrooster voor bijvoorbeeld een nieuw jaar. Bij Syntro nemen we dit werk graag voor u uit handen. Bedrijven willen graag weten of werknemers wel aan hun uren komen. Moet er ook in het weekend gewerkt worden? Dan is het wel zo prettig dat deze werktijd eerlijk onder alle collega’s verdeeld wordt. Rond feestdagen willen veel mensen graag op vakantie. Het werk moet wel gedaan worden. Is alles wel voldoende afgedekt? Zonder ervaring wordt er veel tijd en energie in het roosteren gestoken. Uiteindelijk wordt de conclusie getrokken dat een en ander toch niet klopt. Vandaar dat het aan te bevelen is om roosterwerkzaamheden uit te besteden. Voorkom dat er geschoven moet worden. U zit er niet op te wachten om extra personeel in te zetten. Dit brengt aanvullende kosten met zich mee. Herkent u deze problemen? Voorkom dit en neem contact op met Syntro.
Fulltimers en parttimers
Een gedegen werkrooster houdt rekening met fulltimers en parttimers. Zowel een parttimer als fulltimer moet een bepaald aantal uren werken. Daarnaast zijn er wellicht ZZP’ers, studenten en uitzendkrachten voor uw organisatie actief. Deze arbeidskrachten kunnen nuttig zijn om ziekte, vakantie en onverwachte afwezigheid op te vangen. Wellicht kan er bijgesprongen worden tijdens drukke periodes.
Tips voor het maken van een werkrooster
Voor het maken van een werkrooster mogen een aantal tips niet ontbreken. Om tot een goed eindresultaat te komen is het verstandig een aantal stappen te doorlopen. Hieronder leest u het stappenplan om tot een optimaal werkrooster te komen.
Personeel in kaart brengen
Om een effectieve personeelsplanning te maken is het belangrijk het personeelsbestand goed bij te houden. Het is van belang een helder overzicht te creëren met wanneer een medewerker beschikbaar is. Iedere afdeling heeft bepaalde functies die uitgevoerd moeten worden. Zorg dat deze taken gedocumenteerd worden. Hou hierbij rekening met veranderingen zoals ouderschapsverlof.
Werk inventariseren
Voor een gedegen personeelsplanning zal het uit te voeren werk geïnventariseerd moeten worden. Bepaal ook de werktijden. Iedere functie en elk team heeft invloed op het rooster. Het is aan te raden om alle taken per rooster eenheid vast te leggen. Maak een schatting van het aanbod in werk en kijk wat de piekmomenten zijn.
Een basisrooster maken
Is het werk in kaart gebracht? Dan is het nu tijd om een basisrooster samen te stellen. Kijk hierbij goed naar wanneer een individueel personeelslid beschikbaar is. Stel een rooster op dat gebaseerd is op een minimale bezetting per uit te voeren taak.
Schoolvakanties en feestdagen
Goede werkplanners zijn er een ster in om te anticiperen op specifieke data. Dit is zeer welkom voor een efficiënte en flexibele bedrijfsvoering. Vooruit plannen is aan te raden waarbij rekening gehouden dient te worden met schoolvakanties, feestdagen en andere vrije dagen. Deze periodes moeten voldoende afgedekt worden.
Formatie bepalen
Bij het bepalen van het rooster kan het beste gestart worden bij de vaste werknemers. Bepaal de werkmomenten op basis van een functie, kwaliteit van de werknemer en voorkeursdagen. Het is handig om al vroeg een plan te bedenken voor de vakantiedagen. Bij ziekte of andere onvoorziene afwezigheid is een goede buffer aan te raden.
Ruilafspraken
Werknemers vinden het soms fijn om te ruilen van diensten. Dat hoeft geen probleem te zijn. Het is wel aan te raden hier duidelijke richtlijnen voor op te stellen. Leg bijvoorbeeld vast wie een ruilverzoek moet goedkeuren. Ook is het aan te raden om te documenteren wie waar verantwoordelijk voor is. Een deadline qua op welke termijn er geruild mag worden kan handig zijn.
Toegang werkrooster
Uiteindelijk moet het werkrooster voor alle medewerkers toegankelijk zijn. Zorg dat het rooster digitaal verspreid wordt. U zult zien dat veel werknemers het werkrooster op de werkplek ophangen. Geef wijzingen op tijd door zodat zij niet voor verrassingen komen te staan.
Excel, app of online tool gebruiken
Uiteindelijk zijn het werkgevers en werknemers die met een werkrooster moeten werken. Denk goed na hoe u een rooster wil gebruiken. Veel bedrijven vinden het fijn om met excel te werken. Er bestaat kundige software om te helpen een werkrooster te maken. Genoeg organisaties vinden het prettig om met een app of online tool aan de slag te gaan. U kunt zelf bepalen welke toepassing goed werkt voor de werknemers van uw organisatie.