Personeel plannen
Het plannen van personeel is belangrijk voor iedere onderneming. De middelen om kwantitatieve en kwalitatieve bedrijfsbehoeften van personeelsleden te bepalen wordt omschreven als personeelsplanning. Toekomstige en huidige personeelsbehoeften zijn van belang, zodat er een planning gemaakt kan worden voor de korte- en lange termijn. Personeel plannen houdt rekening met het aantal werknemers, vaardigheden en de tijd en locatie waarop personeel ingezet zal moeten worden. Een bedrijfsrooster, aantal personeel en urenregistratie kunnen een belangrijk onderdeel van dit proces zijn. Wie zijn er beschikbaar en wat is de personeelsbehoefte? Er kan gewerkt worden met een personeelsrooster en verlofregistratie. Belangrijker is nog om het gehele proces in kaart te brengen. Op basis daarvan kunnen waardevolle bedrijfsbeslissingen over personeel plannen genomen worden.
Hoe maakt u een personeelsplanning?
Een kundige manier van personeel plannen kan gedaan worden door een aantal stappen te volgen. Zo zal er eerst geanalyseerd moeten worden wat de leeftijdsopbouw van het bedrijf is. De planningshorizon moet bepaald worden. Takenpakketten zullen op kwalificaties gegroepeerd moeten worden. De bedrijfsstrategie en bijbehorende taakvelden zijn belangrijk. Er moet een bruto personeelsbehoefte bepaald worden voor de planningshorizon. In- en uitstroom van personeel voor een specifieke periode moeten berekend worden. De netto personeelsbehoefte moet bepaald en geanalyseerd worden voor de vereiste aanstellingen en omscholing. Als dit allemaal gedaan is kunnen de resulterende maatregelen opgesteld worden.
Waarom is personeelsplanning belangrijk?
Een goede personeelsplanning is enorm belangrijk. Met de juiste wijze van personeel plannen kan voorspeld worden hoeveel personeelsleden er in de toekomst nodig zijn. Dit is van belang om te weten voor allerlei functies. Ook is het in kaart brengen van de vaardigheden noodzakelijk. Zo weet een bedrijf welk personeel er aangenomen moet worden. Ook wordt inzichtelijk wanneer u iemand moet aannemen. De ontwikkeling van een opleidings- en ontwikkelplan kan deel uitmaken van een personeelsplanning.
5 tips voor het maken van een goede personeelsplanning
Bij het maken van een goede personeelsplanning zijn een aantal taken van belang. Hieronder 5 tips voor het maken van een uitstekende personeelsplanning:
1. Leeftijdsopbouw Analyseren
De eerste taak is dat de leeftijdsopbouw van de organisatie wordt geanalyseerd. Een goede analyse brengt in kaart hoeveel personeelsleden in de toekomst met pensioen gaan. Deze werknemers zullen het bedrijf verlaten. Er wordt ook inzicht verkregen welke leeftijdsgroepen in het bedrijf vertegenwoordigd zijn. Door deze onderzoeken kunnen maatregelen vastgesteld worden.
2. Planningshorizon bepalen
Vervolgens moet de planningshorizon bepaald worden. Er wordt dan gekeken naar een planning voor de korte- (een jaar), middellange- (drie jaar) en lange termijn (de toekomst). Er wordt een vuistregel gehanteerd: plannen kan gedetailleerder als dit dicht bij de horizon gebeurt. Dan is er sprake van minder factoren die onbekend zijn. Ook zal er meer inzicht zijn met betrekking tot interne en externe factoren. Wilt u bij uw bedrijf gaan herstructureren of reorganiseren? Dan bent u meer gebaat bij personeelsbeslissingen die meer van tevoren zijn gepland. Het risico is dan wel dat er verkeerde inschattingen gemaakt kunnen worden.
3. Bedrijfsdoel en taken
Om te bepalen hoeveel personeel er nodig is moet de strategie van een organisatie bekend zijn. Hoe ziet de productie eruit en hoeveel moet er geproduceerd worden? Wat zijn de eisen waaraan producten of diensten moeten voldoen? Deze vraagstukken spelen een belangrijke rol om een goede inschatting te maken.
4. Takenpakketten kwalificeren
De vierde stap bestaat uit het in kaart brengen van de uit te voeren taken. Wat zijn de takenpakketten om de vastgestelde strategie te bereiken? Om dit inzichtelijk te krijgen kan er met afdelingen besproken worden wat het te verrichten werk is. Wat zijn de exacte takenpakketten? Soms wordt de conclusie getrokken dat er meer vakpersoneel of scholing nodig is. Het is van belang dat kerncompetenties over meerdere personen verdeeld worden. Is er iemand ziek? Dan zal een ander taken moeten kunnen overnemen. Als dit niet gebeurt dan kan het bedrijfsproces stil komen te liggen. Dat werkzaamheden opgevangen kunnen worden, wordt ook wel reservebehoefte genoemd. Zeer cruciaal bij voorbeeld vakanties of ziektes.
5. Personeelsbehoefte vaststellen
De (bruto) personeelsbehoefte kan het beste vastgesteld worden op een systematische manier. Een handig hulpmiddel is de juiste planningtool. Het is de bedoeling op concrete wijze vast te stellen welke hoeveelheid aan werkcapacaiteit er bij de bedrijfsondelen nodig zijn. Daarnaast worden de kwalificaties in kaart gebracht. Dit gaat via schattingsmethodiek gebaseerd op empirische waarden. Soms wordt een leidinggevende als vakspecialist gevraagd een mening te geven. Kerncijfers kunnen eveneens geanalyseerd worden. De cijfers hebben bijvoorbeeld betrekking op omzet per personeelslid of de arbeidsproductiviteit. Bij al deze onderzoekmethodes spelen vele verschillende elementen een belangrijke rol.
In- en uitstroom van personeel
Nadat de 5 tips zijn afgerond kan gekeken worden naar in- en uitstroom van personeel. Voor het personeel plannen wordt empirische informatie en planningsinformatie gebruikt. Deze gegevens zijn afkomstig van de afdeling personeelszaken en andere interne vakspecialisten. In deze fase wilt u weten welk personeel de organisatie zal verlaten. Er wordt gekeken naar wat hun functie is en wanneer ze uit dienst treden. Ook wordt er onderzoek gedaan naar welke werknemers juist in dienst zullen treden.
Personeelsbehoefte en maatregelen
De verzamelde resultaten bepalen uiteindelijk de netto personeelsbehoefte. Aan de hand van de planningsresultaten kunnen eventueel maatregelen doorgevoerd worden. Wellicht is het noodzakelijk om medewerkers te ontslaan. Het kan ook zo zijn dat de conclusie is om personeel aan te nemen. Wellicht moeten er werknemers omgeschoold worden. Wordt er gekozen voor nieuwe werknemers dan is het goed om te weten wat de kwalificaties zijn.
Beheers personeelskosten
Personeel is onmisbaar bij goede bedrijven. Desondanks is het bedrijfstechnisch een goede zaak om personeelskosten te beheersen. Personeel plannen op de juiste manier draagt hier zeker aan bij. Kosten voor personeel zijn bedragen die betaald worden bovenop het salaris. Denk bijvoorbeeld aan loonheffingen en vakantiegeld. Secundaire arbeidsvoorwaarden, werkplekken en apparatuur voor uw personeel worden ook wel personeelskosten genoemd.
Planning maken in Excel of middels een app
Een personeelsplanning maken kan via Excel of middels een app. Waar de keuze ook op valt het gaat erom dat het personeel plannen op een efficiënte manier wordt gedaan. Allerlei zaken spelen daarbij een belangrijke rol. Er moet een bedrijfsrooster zijn en in kaart gebracht worden hoeveel personeel er werkzaam is. Wie is op welk moment beschikbaar en is er sprake van urenregistratie. Een correct rooster, personeelsbehoefte en verlofregistratie zijn belangrijk voor personeel plannen.