Personeelsplanning bij variabel werkaanbod
Een goede personeelsplanning sluit aan bij de hoeveelheid werk per moment. Door op de juiste momenten op- en af te schalen in bezetting wordt de werkdruk goed verdeeld, blijft overwerk beperkt en kan de capaciteit aan arbeidsuren zo efficiënt mogelijk worden ingezet. Hierbij is inzicht in de werkzaamheden gedurende de dag essentieel.
In veel organisaties is het werkaanbod redelijk stabiel en voorspelbaar. Zo kennen alle dagen van de week vaak een eigen patroon en bevinden de pieken en dalen in de werkzaamheden zich op vaste momenten van de dag. Uiteraard is geen dag hetzelfde, maar doorgaans staat een groot deel van de werkzaamheden vast.
In situaties met een fluctuerend werkaanbod kan het lastig zijn de personeelsinzet op de werkdruk af te stemmen. Voorbeelden hiervan zijn de distributie (waar de werkdruk afhangt van de orders) en de IC (waar de werkdruk afhangt van de binnenkomende patiënten). In zulke gevallen kan het zinvol zijn met een voorspelling te werken.
Variabel werkaanbod voorspellen
Een prognosemodel voorspelt de werkdruk op basis van historische data, door rekening te houden met (seizoens)patronen, trends en eventuele externe factoren. Het gebruik van zo’n model heeft een aantal voordelen:
- Een goede voorspelling maakt het mogelijk de bezetting op de werkdruk aan te laten sluiten. Door op de drukke momenten meer uren in te zetten en op de rustige momenten af te schalen kan overwerk worden vermeden.
- Een model prognosemodel maakt binnen enkele seconden een voorspelling. Wanneer trends veranderen past het model zonder problemen de voorspelling aan naar de nieuwe situatie.
- Het gebruik van Machine Learning principes maken het model zelflerend. Veranderingen in patronen worden op deze manier eerder herkend.
Personeel aansluiten op fluctuerend werkaanbod
Wanneer de werkdruk met voldoende precisie kan worden ingeschat, is het belangrijk om de personeelsinzet hier zo goed mogelijk op aan te laten sluiten. De efficiëntie van de inzet is hierbij belangrijk, maar vaak spelen er nog andere randvoorwaarden. Enkele voorbeelden zijn:
- Deadlines van taken. Over het algemeen zijn taken tijdsgebonden. Rekening houdend met de doorlooptijd/uitvoertijd kan het handig zijn sommige taken op een later moment uit te voeren.
- Minimale en maximale bezetting. In veel situaties is het gewenst om altijd een bepaald aantal medewerkers aanwezig te hebben. Ook zit er vaak een beperking op het maximaal aantal mensen dat tegelijk aanwezig kan zijn, om zo elkaar niet voor de voeten te lopen.
- Efficiëntie in werk. Het verband tussen het aantal medewerkers dat tegelijk werkt en de hoeveelheid verzette werk is lang niet altijd lineair. In andere woorden: soms kan je met z’n tienen lang niet zo veel doen als met z’n vijven.
Geschikte oplossingen
Syntro heeft de Simulatie Tool Efficiënte Personeelsinzet (STEP) ontwikkeld om deze puzzel te optimaliseren. STEP maakt gebruik van een zelflerend prognosemodel om de werkdruk te voorspellen. Vervolgens kiest STEP de meest efficiënte bezettingseisen voor de diensten. Door gebruik te maken van STEP wordt de personeelsinzet geoptimaliseerd, en wordt overwerk zo veel mogelijk vermeden.
Om tot een goede personeelsplanning te komen bij een fluctuerende werkdruk is het belangrijk voldoende flexibiliteit in het rooster aan te brengen. Syntro heeft ervaring met het ontwikkelen van software die ondersteuning biedt bij een fluctuerend werkaanbod.
Interesse
Benieuwd hoe onze wiskundige modellen jullie planning kunnen ondersteunen? Syntro heeft veel ervaring met een diversiteit aan planningsvraagstukken. Met onze praktische en resultaatgerichte aanpak ontwikkelen we maatwerkoplossingen. Hierbij hebben we oog voor zowel bedrijfs- als medewerkersbelang zodat een optimale balans gevonden kan worden in de personeelsplanning, ook bij een variabel werkaanbod.