Help! We krijgen de roosters niet rond!!

Adviseurs van Syntro worden regelmatig ingeschakeld omdat er onvrede is over het rooster. Onvrede over wisseldienstroosters komt in allerlei branches voor: gezondheidszorg, handhaving, detail- en groothandel, beveiliging, politie en openbaar vervoer.

De kreet “we krijgen de roosters niet rond” maakt ons direct nieuwsgierig. Het probleem kan allerlei oorzaken hebben. Heeft het te maken met een (tijdelijke) verhoging van de werkzaamheden? Is er sprake van een structureel personeelstekort? Is de vakantieplanning op orde? Stuurt management op de inzet van mensen? Vinden medewerkers het normaal om al hun roosterwensen vervuld te krijgen?

Natuurlijk is het ontstaan van “roosterproblemen” niet altijd te wijten aan één ding en is vaak sprake van een combinatie van oorzaken. En ja, natuurlijk is het ook van belang om te kijken naar de opbouw van het rooster:

  • Zit er voldoende rust in het rooster?
  • Hoe wisselen de verschillende diensten elkaar af?
  • Wat is de verdeling en lengte van dienstreeksen?

In de meeste gevallen zit het probleem niet in de opbouw van het rooster, maar in een gebrek aan inzicht in het werkaanbod of in de aansluiting van de personele beschikbaarheid op de capaciteitsvraag. Zo kan het voorkomen dat op papier voldoende capaciteit in de organisatie aanwezig is, maar dat in de praktijk toch krapte optreedt. Dit laatste kan bijvoorbeeld ontstaan door ondoorzichtigheid in het wensenbeleid en gebrek aan sturing door het management. Wij zien regelmatig dat op de dinsdag en donderdag meer dan genoeg personeel aanwezig is, maar dat op de overige dagen sprake is van een tekort aan capaciteit. Het is aan het management om een dergelijke problematiek bespreekbaar te maken en meer richting te geven aan de inzet van personeel. Het balanceren tussen de behoefte van de organisatie en de wensen van het personeel vergt naast inzicht de nodige tact en communicatieve vaardigheden. Syntro biedt hierbij ondersteuning.

Ook zien wij dat organisaties moeite hebben om variaties in het werkaanbod in te schatten. Door het ontwikkelen van slimme algoritmes kunnen wij steeds beter voorspellen hoeveel werk er wordt verwacht en wat dat betekent voor de inzet van het personeel. In alle gevallen zien wij dat het belangrijk is om medewerkers te betrekken en draagvlak te kweken voor de oplossing. Sleutelen aan roosters heeft een grote impact op het leven van medewerkers.

Als wij inzoomen op roosterproblemen is onze conclusie dat het te simpel is om deze problematiek te wijten aan het rooster. Uiteindelijk is het rooster (R) een uitkomst van analyse van het werkaanbod (W) + personeelsinzet (P), oftewel W + P = R!