De onderschatte waarde van een planner

Organisaties die personeelsplanners in dienst hebben komen vaak voor in sectoren waar onregelmatig wordt gewerkt. Deze planners zorgen voor de juiste medewerker op de juiste plek. Dat kan iedereen, toch?

De planner heeft in zijn werk te maken met een krachtenveld dat bestaat uit de belangen van drie partijen: opdrachtgever, organisatie en medewerker. De opdrachtgever verwacht een service in de vorm van een medewerker op een bepaalde plek, denk aan een zorgmedewerker aan het bed of een beveiliger op een kantoor. Daarbij moet de planner nadenken over een aantal zaken, zoals: welke kwalificaties moet de medewerker hebben? Hoeveel medewerkers zijn er die dag nodig en vanaf welk tijdstip? De organisatie biedt haar diensten aan op een manier waarmee het uit de kosten komt. Van de planner wordt dus ook verwacht dat hij efficiënt plant en de kosten zo laag mogelijk houdt. De medewerker voert de dienst uit en wenst dat te doen onder goede arbeidsvoorwaarden en met een zo laag mogelijke sociale en fysieke belasting. Deze belangen kunnen conflicteren en vormen een spanningsveld waarin de planner zijn werkzaamheden uitvoert. Functioneert de planner niet goed? Dan leidt dit tot een conflict bij minimaal één van de drie partijen. Om zo goed mogelijk rekening te houden met de verschillende belangen heeft de planner contact met medewerkers, leidinggevenden, managers, HR-afdeling, uitzendbureaus etc. Een goede planner is dus ook communicatief vaardig.

Welke skills heeft een personeelsplanner nodig om de juiste medewerker op de juiste plek in te plannen? Om deze vraag te beantwoorden volgt hier – ter illustratie – een lijst met taken en functie-eisen van een recente vacature ‘senior personeel planner zorg’ (december 2020):

  • Zorgen voor optimale basisroosters
  • Advies geven over capaciteitsvraagstukken
  • Planningssysteem afstemmen
  • Coachen van anderen
  • Nauwkeurig werken
  • Stressbestendig
  • Communicatief sterk
  • Analytisch vermogen

Deze lijst laat zien dat een planner een breed scala aan vaardigheden moet bezitten. Enkel bedreven zijn in het maken van roosters is niet genoeg. Syntro heeft een vaardighedenprofiel ontwikkeld waarin de skills van een planner verder zijn uitgewerkt. Het mag duidelijk zijn dat niet iedereen geschikt is om als planner te werken, want plannen is een vak!

De planner speelt een cruciale rol in een organisatie. In de praktijk zien we dat de waarde van goede inzetplanning onderbelicht is. Sommige organisaties werken met decentrale teamplanners die de planning ‘erbij doen’ naast hun reguliere functie. Er zijn planners die ad hoc plannen zonder kennis over langetermijnplanning, of planners die niet weten hoe ze rekening moeten houden met de gezondheid van medewerkers. De planning krijgt in een organisatie helaas vaak te weinig aandacht met als gevolg dat planners niet optimaal functioneren. Dit kan leiden tot frustratie onder medewerkers. Daarnaast zorgt een inefficiënte planning voor extra kosten voor de organisatie.

Hoe zorg je er als organisatie voor dat planners goed functioneren? Ten eerste is het belangrijk om de juiste planners in huis te halen. Dit kan door een uitgebreid assessment in de selectie te verwerken waarbij wordt getest op verschillende vaardigheden. Daarnaast is het belangrijk om de juiste ondersteuning en faciliteiten aan te bieden. Denk hierbij aan (bij)scholing van planners en aan het verzorgen van de juiste technische infrastructuur (o.a. planningssoftware). Als laatste aandachtpunt is het goed om de complexiteit van de werkzaamheden van de planners te erkennen.

Interesse?

Syntro is een adviesbureau gespecialiseerd in vraagstukken rondom de planning. Wij voeren assessments uit en selecteren voor u de meest getalenteerde planners. Wij geven opleidingen en trainingen aan planners zodat hun kennisniveau op peil blijft en zij optimaal kunnen functioneren. Ook geven wij advies over capaciteitsvraagstukken en duurzame inzetbaarheid. Hoe staat de planning er bij jullie voor?