Roosterplanning maken lijkt eenvoudig: er zijn medewerkers, diensten en een aantal uren dat ingevuld moet worden. Toch ontstaan in de praktijk regelmatig roosters met open diensten, veel wijzigingen, overwerk of een voortdurende behoefte aan flexibele inzet.

De oorzaak ligt lang niet altijd in het rooster zelf.

Goede roosterplanning begint daarom niet met de vraag wie wanneer kan werken. Eerst moet duidelijk zijn hoeveel werk er op verschillende momenten is, welke bezetting daarvoor nodig is en welke afspraken en randvoorwaarden gelden. Pas daarna heeft het zin om medewerkers aan diensten te koppelen.

Een passend rooster begint bij het werkaanbod

In veel organisaties is het bestaande rooster in de loop der jaren gegroeid. Diensten en werktijden zijn ooit afgesproken en worden vervolgens telkens opnieuw gebruikt.

Dat kan jarenlang goed gaan. Maar het werkaanbod verandert. Openingstijden worden aangepast, klantvragen verschuiven, werkzaamheden veranderen of er zijn op andere momenten meer of juist minder medewerkers nodig.

Wanneer het rooster niet meebeweegt, ontstaat een verschil tussen het werkaanbod en de aanwezigheid van medewerkers.

Dat verschil wordt in de dagelijkse planning opgelost. Een extra dienst hier, iemand langer laten blijven daar, een uitzendkracht inzetten, of opnieuw vragen wie op vrijdag kan werken.

Het rooster lijkt dan het knelpunt. In werkelijkheid probeert de planner een structureel verschil tussen werkaanbod en bezetting op te lossen.

Roosterplanning is meer dan diensten vullen

Een rooster waarin alle vakjes gevuld zijn, is nog niet automatisch een goed rooster.

Goede roosterplanning brengt verschillende belangen bij elkaar. De organisatie wil voldoende medewerkers op de juiste momenten. Medewerkers willen een gezond en voorspelbaar rooster. Tegelijkertijd moet rekening worden gehouden met contractomvang, kwalificaties, beschikbaarheid, cao-afspraken en de regels uit de Arbeidstijdenwet (ATW) over arbeids- en rusttijden.

Daar komt nog iets bij: een rooster moet ook uitvoerbaar zijn.

Een theoretisch optimaal rooster dat in de praktijk iedere week tientallen wijzigingen nodig heeft, werkt uiteindelijk niet. Hetzelfde geldt voor een rooster dat alleen dankzij structureel overwerk of voortdurende flexibele inzet sluitend kan worden gemaakt.

Eerst bepalen wat er nodig is

Voordat een rooster wordt ontworpen, moet daarom duidelijk zijn welke personeelsbehoefte (capaciteitsvraag) het werkaanbod met zich meebrengt. Concreet gaat het om een aantal vragen:

• Hoeveel medewerkers zijn bijvoorbeeld nodig op maandagochtend, en is dat op vrijdagmiddag hetzelfde?
• Welke functies of kwalificaties moeten aanwezig zijn, oftewel: welke deskundigheidsmix is vereist?
• Hoeveel verschil zit er tussen drukke en rustige perioden?

Daarna kan worden bekeken hoe de beschikbare formatie daarbij aansluit.

Soms blijkt dat de formatie voldoende is, maar dat de uren niet op de juiste momenten beschikbaar zijn. In andere situaties zijn de gekozen diensten te lang of beginnen ze op momenten die niet goed aansluiten op het werkaanbod. En soms is er daadwerkelijk onvoldoende capaciteit.

Pas wanneer dat duidelijk is, wordt roosterplanning een ontwerpproces in plaats van een wekelijkse puzzel.

Een goed rooster voorkomt reparatiewerk

Een belangrijk signaal van een knelpunt in de roosterplanning is de hoeveelheid correctiewerk die na publicatie nodig is.

Diensten worden verschoven, medewerkers worden gebeld om extra te werken, verlof veroorzaakt direct knelpunten, of openstaande diensten worden standaard met flexcapaciteit ingevuld.

Een enkele wijziging hoort bij de praktijk. Maar wanneer dezelfde knelpunten iedere week terugkomen, is het verstandig om niet alleen naar de planning van die week te kijken.

Dan is de vraag of de structuur van het rooster nog aansluit op de personeelsbehoefte.

Een beter passend basisrooster kan de behoefte aan ad-hocoplossingen verminderen en geeft zowel planners als medewerkers meer rust.

Het beste rooster bestaat niet

Er is geen roostervorm die voor iedere organisatie de beste is.

De juiste keuze hangt af van het werkaanbod, de benodigde bezetting, openingstijden, contracten, flexibiliteit en de wensen en belastbaarheid van medewerkers.

Daarom heeft het weinig zin om een bestaand rooster van een andere organisatie simpelweg over te nemen. Zelfs twee vergelijkbare organisaties kunnen door verschillen in werkaanbod of personeelsbestand een andere oplossing nodig hebben.

Goede roosterplanning draait dus niet om het vinden van het ideale rooster, maar om het ontwerpen van een rooster dat past bij de eigen organisatie.

Van personeelsbehoefte naar een werkbaar rooster

Een goed rooster brengt uiteindelijk drie zaken bij elkaar: het werkaanbod, de capaciteit die daarvoor nodig is en de mensen die dat werk uitvoeren.

Wanneer die basis klopt, wordt plannen eenvoudiger. Er zijn minder noodoplossingen nodig, formatie kan beter worden benut en de inzet van flexcapaciteit wordt een bewuste keuze in plaats van een standaardoplossing voor gaten in het rooster.

Daarmee is roosterplanning veel meer dan het verdelen van diensten. Het is de vertaling van de personeelsbehoefte naar een rooster dat zowel bedrijfsmatig als voor medewerkers in de praktijk werkt.

Loopt uw planning iedere week tegen dezelfde knelpunten aan? Syntro analyseert de personeelsbehoefte en de huidige roosterstructuur en helpt organisaties bij het ontwikkelen van een roosterplanning die aansluit op het werkaanbod én de medewerkers.