Personeelstekorten, openstaande diensten en een hoge werkdruk leiden al snel tot de conclusie dat er meer medewerkers nodig zijn. Maar klopt dat ook? Soms is er daadwerkelijk sprake van een personeelstekort. In andere situaties zijn er voldoende uren beschikbaar, maar sluiten de bezetting en het werkaanbod niet goed op elkaar aan.

Een capaciteitsanalyse maakt dat verschil zichtbaar. Niet het aantal medewerkers staat daarbij centraal, maar de vraag hoeveel werk er op verschillende momenten is en hoeveel personeelscapaciteit daarvoor nodig is.

Meer medewerkers is niet altijd de oplossing

Een afdeling kan gemiddeld voldoende personeel hebben en toch regelmatig met tekorten kampen. Bijvoorbeeld wanneer het werkaanbod gedurende de dag of week varieert, terwijl de personeelsbezetting vrijwel gelijk blijft.

Op rustige momenten ontstaat dan overcapaciteit. Op drukke momenten zijn er juist te weinig medewerkers, met open diensten, overwerk of inzet van flexcapaciteit als gevolg.

Wie alleen naar gemiddelden kijkt, ziet dat verschil niet. De totale formatie kan op papier prima passen, terwijl de beschikbare capaciteit op de verkeerde momenten aanwezig is.

Wat brengt een capaciteitsanalyse in beeld?

Een capaciteitsanalyse begint bij het werk. Hoeveel werk moet er worden uitgevoerd, wanneer ontstaat dat werk en welke kwalificaties zijn daarvoor nodig?

Vervolgens wordt bepaald hoeveel personeelscapaciteit nodig is en wordt dit vergeleken met de capaciteit die daadwerkelijk beschikbaar is.

Daarbij gaat het om meer dan het aantal fte. Contracturen, werkdagen, begin- en eindtijden, verlof, opleidingen, ziekte en benodigde kwalificaties bepalen mede hoeveel capaciteit op een bepaald moment beschikbaar is.

Zo wordt zichtbaar waar werkaanbod en bezetting goed op elkaar aansluiten en waar structureel verschillen ontstaan.

Is er echt sprake van een personeelstekort?

Stel dat een afdeling regelmatig extra personeel nodig heeft. De eerste conclusie kan zijn dat de formatie te klein is. Een capaciteitsanalyse kan echter laten zien dat er voldoende contracturen beschikbaar zijn, maar dat een deel daarvan wordt ingezet op momenten waarop het werkaanbod lager is.

Extra medewerkers aannemen vermindert dan misschien het tekort op drukke momenten, maar vergroot tegelijkertijd de overcapaciteit op andere momenten.

Andersom kan uit de analyse blijken dat de formatie daadwerkelijk onvoldoende is. Dan ontstaat een goede onderbouwing voor uitbreiding van de personeelscapaciteit.

Het gaat dus niet om de vraag of er simpelweg te veel of te weinig personeel is, maar om hoeveel capaciteit wanneer nodig is.

Van werkaanbod naar personeelsbehoefte

Een goede capaciteitsanalyse kijkt daarom naar verschillen tussen dagen en tijdstippen. Daarbij worden onder andere:

  • het werkaanbod per dag en tijdstip in kaart gebracht;
  • de benodigde bezetting en kwalificaties bepaald;
  • de benodigde personeelscapaciteit berekend;
  • deze capaciteit vergeleken met formatie en contracturen;
  • structurele over- en onderbezetting zichtbaar gemaakt.

Daarmee ontstaat een feitelijke basis voor beslissingen over formatie, contracten, flexibele inzet en roosters.

Eerst de capaciteit, daarna het rooster

Een nieuw rooster wordt soms gezien als dé oplossing voor bezettingsproblemen. Maar een rooster kan pas goed worden ontworpen als duidelijk is welke bezetting op welk moment nodig is.

Blijkt bijvoorbeeld dat iedere ochtend meer medewerkers nodig zijn dan in de middag, dan moet dat verschil terugkomen in de diensten. Zijn voor bepaalde werkzaamheden specifieke kwalificaties nodig, dan moet ook daarmee rekening worden gehouden.

De capaciteitsvraag komt daarom vóór de roostervraag. Pas wanneer de personeelsbehoefte duidelijk is, kan worden bepaald welke diensten, contractvormen en roosters daarbij passen.

Wat levert een capaciteitsanalyse op?

Het belangrijkste resultaat is niet een spreadsheet met aantallen, maar inzicht waarop een organisatie beslissingen kan baseren.

Soms is uitbreiding van de formatie nodig. In andere situaties kan de bestaande formatie beter worden verdeeld. Ook andere diensttijden, werkdagen of een andere verhouding tussen vaste capaciteit en flexcapaciteit kunnen een oplossing zijn.

Een capaciteitsanalyse kan daarmee bijdragen aan minder open diensten en overwerk, een betere benutting van contracturen, minder onnodige flexibele inzet en een personeelsbezetting die beter aansluit op het werk.

Dat is niet alleen bedrijfsmatig van belang. Een structureel verschil tussen werk en bezetting kan ook leiden tot werkdruk en onrust in de planning.

Capaciteitsanalyse als basis voor personeelsplanning

Goede personeelsplanning begint niet met de vraag wie kan wanneer werken? De eerste vraag is: hoeveel capaciteit hebben we wanneer nodig?

Met een capaciteitsanalyse ontstaat een objectief beeld van de personeelsbehoefte. Op basis daarvan kunnen keuzes over formatie, contracten, flexibiliteit en roosters beter worden onderbouwd.

Wilt u weten of uw huidige personeelscapaciteit aansluit op het werkaanbod? Syntro brengt werkaanbod, benodigde bezetting en beschikbare capaciteit in kaart en vertaalt dit naar praktische mogelijkheden voor formatie en personeelsplanning.