Dienstengenerator
Diensten vormen de basis van een rooster en kunnen verschillen in duur, starttijd, plekken, taken, benodigde kwalificaties en pauzemomenten. Het werkaanbod bepaalt over het algemeen de karakteristieken van de diensten. Bij het maken van de dienstenset is het doel om het werk efficiënt af te dekken en moet aan regelgeving worden voldaan. Ook is het van belang dat de diensten passen bij de medewerkersformatie en daarnaast prettig en ergonomisch verantwoord zijn om te werken. Met veel fulltimers is het bijvoorbeeld lastig om veel korte diensten te plannen. Ook vinden de meeste werknemers begin- of eindtijden ’s nachts onwenselijk.
Een goede dienstenset is dus belangrijk voor zowel efficiënte bedrijfsvoering als duurzame inzetbaarheid. Veel organisaties werken met een vaste dienstenset. De diensten passen goed bij de werkzaamheden of de werkzaamheden zijn te verschuiven binnen de diensten. Vragen zijn vooral hoe pieken in het werk afgevlakt kunnen worden en hoe er het best kan worden omgegaan met overdracht of overlap.
Uitdagingen
Er zijn ook situaties waar de optimale dienstenset lastiger te bepalen is. We onderscheiden twee situaties:
- Het werk is tijds- en/of plek gebonden en fluctueert sterk
- Het werk is afhankelijk van andere planpuzzels en bevat tijds- en/of plek gebonden taken en vrij in te vullen werkzaamheden
Er zijn in deze situaties veel mogelijke combinaties van diensten die het werk afdekken. De puzzel is zelfs voor de beste planners niet meer optimaal op te lossen. Ondersteuning van een wiskundig model is noodzakelijk om een optimale dienstenset te maken. Hieronder geven we van beide situaties een praktijkvoorbeeld en beschrijven we hoe een wiskundig model kan helpen.
1. Sterke fluctuatie: beveiliging op luchthavens
De planning op vliegvelden brengt unieke uitdagingen met zich mee. Het is een zeer dynamische omgeving. Elke dag is anders, maar er zijn voorspelbare seizoenspatronen. De werkvraag hangt sterk af van het aantal passagiers. De luchthaven bepaalt op basis van vluchtgegevens hoeveel poortjes voor de handbagagecontrole per moment van de dag open moeten zijn om de wachtrij beperkt te houden. In de praktijk betekent dit dat per half uur, per terminal een wisselend aantal beveiligers nodig is. Om dit efficiënt te verzorgen moeten diensten niet te vroeg beginnen en eindigen als de poortjes sluiten. Voor medewerkers is het wenselijk dat de diensten niet te lang en niet te kort zijn. Teams moeten elkaar dus op een slimme manier opvolgen. Soms is het daarbij handig als teams van terminal wisselen, omdat het bij de ene terminal op andere momenten druk is dan bij de andere terminal. Bovendien moeten de diensten aan strikte pauzeregels voldoen en moeten er zowel mannen als vrouwen bij elk poortje staan. Dit maakt de puzzel extra ingewikkeld.
Het model heeft als doel dat de werkvraag efficiënt wordt afgedekt en er zo min mogelijk loze uren ontstaan. Hierbij kan de planning aangeven welke starttijden en hoeveel korte en lange diensten gebruikt mogen worden. Daarnaast moeten de pauzeregels gevolgd worden en rekening worden gehouden met de tijd die nodig is om van plek te wisselen.
2. Andere planpuzzels
In veel gevallen staat voor (een deel van) het werk niet vast wanneer (en/of waar) het gedaan moet worden. Dit geeft naast het maken van de diensten nog een dimensie aan de puzzel. Voorbeelden hiervan zijn een fabriek met verschillende productielijnen met verschillende producten, die een bepaald aantal uur per week moeten draaien en verschillende benodigde competenties voor medewerkers hebben, of een gevangenis waar personeel het programma van de gedetineerden begeleidt, maar daarnaast ook nog andere taken moet uitvoeren.
Modellen voor deze situaties zijn maatwerk. Eerst moeten de uitgangspunten en randvoorwaarden worden afgestemd. Zo kan het zijn dat met een ploegenrooster gewerkt wordt en de inhoud van de dienst en dus de productieplanning afhangt van de kwaliteiten van de aanwezige medewerkers. Of dat het vaste deel van het werk eerst gepland wordt met de diensten in het achterhoofd en taken later optimaal bijgevoegd worden. Ook andere factoren zoals beschikbare ruimte of voorraad en grondstoffen kunnen een rol spelen. Syntro heeft veel ervaring met het bepalen van de juiste uitgangspunten en het ontwerpen van modellen voor allerlei organisaties en situaties.
Geschikte oplossingen
Bij sommige ingewikkelde planproblemen lijken dagen of weken sterk op elkaar. Het is dan voldoende om de puzzel één keer op te lossen en het resultaat te implementeren. Ook kan het nuttig zijn verschillende situaties en keuzes door te rekenen, zodat ingespeeld kan worden op kleine afwijkingen. Zo dragen de uitkomsten van onze modellen bij aan een efficiëntere, meer flexibele en robuuste organisatie.
In andere situaties, zoals de beveiliging van vliegvelden, is iedere dag en week anders. Met een vaste dienstenset zullen er op rustige dagen teveel beveiligers zijn en op drukke dagen te weinig. Hier is het handig om het model per dag de dienstenset te laten uitrekenen. In zulke gevallen ontwikkelen we een tool waarmee de klant aan de hand van de werkvraag en dienstlengtemix ‘met een druk op de knop’ de dienstenset kan genereren. Deze tool bespaart de planners een hoop tijd en heeft bewezen voor een 5 tot 10% efficiëntere personeelsinzet te kunnen zorgen.
Interesse
Benieuwd hoe wiskundige modellen bij jullie de planning kunnen ondersteunen? Syntro heeft veel ervaring met allerlei planningsvraagstukken. Met onze praktische en resultaatgerichte aanpak ontwikkelen we maatwerkoplossingen. Hierbij hebben we oog voor zowel bedrijfs- als medewerkersbelang.