Kantoor bezetting in corona tijden

Lagere kantoor bezetting tijdens corona

Vanwege het corona virus is een 1,5-meter samenleving ontstaan waarin we afstand van elkaar dienen te houden. Dit heeft ook invloed op de kantoor bezetting. In veel organisaties ligt de capaciteit op kantoor een stuk lager, waardoor een deel van het personeel thuis moet werken. De ene werknemer zal het thuiswerken geen probleem vinden, terwijl de ander een sterke voorkeur heeft voor het werken op kantoor. Maar hoe bepaal je wie thuiswerkt en wie op kantoor werkt? Meeroosteren kan hierbij een oplossing zijn.

Roosters op kantoor

Grof genomen zijn er vier alternatieven om het personeel tussen thuiswerken en het kantoor te verdelen.

  1. Een vaste groep werkt altijd thuis en een vaste groep werkt op kantoor.
  2. Een vast rooster met welke werknemer op welke dag op kantoor werkt, overige dagen werkt hij/zij thuis.
  3. Er worden ploegen gevormd. Een deel van de medewerkers werkt ‘s ochtends op kantoor, een ander deel werkt ‘s middags op kantoor.
  4. Medewerkers kiezen zelf wanneer ze op kantoor werken.

De eerste drie opties zijn relatief makkelijk in te regelen, maar bieden weinig flexibiliteit. Er zullen situaties ontstaan waarin een werknemer ingeroosterd is om op kantoor te werken, maar toch niet naar kantoor komt vanwege klantbezoek/verlof/ziekte. Daarnaast zal het soms noodzakelijk zijn dat een werknemer op een thuiswerkdag toch naar kantoor kan komen.

Wanneer medewerkers zelf kunnen kiezen wanneer ze naar kantoor kunnen komen ontstaan deze problemen niet. Bovendien kan er optimaal gebruik worden gemaakt van de beperkte capaciteit. Er zitten wel een aantal nadelen aan deze methode. Hoe zorg je ervoor dat er niet te veel mensen op kantoor zijn? Hoe hou je overzicht wie wanneer aanwezig is? Beperk je hierdoor de kantoorcapaciteit niet te veel? Syntro heeft hiervoor een oplossing: Meeroosteren.nl.

Meeroosteren

Meeroosteren is oorspronkelijk opgezet voor organisaties waar op onregelmatige tijden gewerkt wordt. Het biedt medewerkers de mogelijkheid om invloed uit te oefenen op hun werkrooster. Samen met de planner wordt het uiteindelijke rooster vastgesteld. Dit proces wordt ook wel zelfroosteren genoemd. Meeroosteren wordt bijvoorbeeld gebruikt in het ErasmusMC en bij de politie.

Maar meeroosteren is ook een zeer geschikte tool om de onder-/overcapaciteit op kantoor inzichtelijk te krijgen. Medewerkers hebben invloed op wanneer ze wel/niet op kantoor zijn. Daarnaast zijn er mogelijkheden om aan te geven dat je op kantoor “moet” zijn, bijvoorbeeld wanneer er een klant op bezoek komt. Deze simpele webapplicatie is eenvoudig in te stellen en kan binnen 48 uur binnen uw bedrijf draaien.

Inrichting

Meeroosteren is op diverse manier in te richten. In onderstaand voorbeeld staan diverse medewerkers die de mogelijkheid hebben om op drie afdelingen kunnen werken of thuis. Er kan gekozen worden dat medewerkers alleen op hun eigen afdeling kunnen werken. Daarnaast is het mogelijk dat medewerkers de keuzes van hun collega’s zien of dat alleen de eigen keuzes inzichtbaar zijn.

Medewerkers kunnen met een aangeven dat ze echt op kantoor moeten zijn. Daarnaast is door middel van een v aan te geven dat de medewerker niet aan het werk is op een bepaalde dag. Aan de onderkant is voor elke afdeling tussen haakjes het totaal aantal plekken te zien. Daarnaast staat hoeveel vrije plekken er nog zijn of dat er te veel medewerkers ingepland staan voor een dag.

Voordelen meeroosteren op kantoor

Meeroosteren is een goede aanvulling voor kantoren wanneer de capaciteit beperkt is. Hieronder enkele voordelen van meeroosteren voor kantoren.

  • Inzicht in aanwezigheid en wensen van medewerkers
  • Medewerkers lossen in principe het capaciteitsprobleem onderling op
  • Geen risico dat een medewerker naar kantoor gaat zonder dat er plek is
  • Meeroosteren is in te stellen naar eigen wensen
  • Geen complexe planningssoftware nodig
  • Alles online, dus geen problemen met interne servers
  • Binnen 48 uur kan alles draaien
  • Meeroosteren is “af”

Contact

Vragen over meeroosteren op kantoor?

Wil je meer weten over meeroosteren op kantoor of hoe de kantoor bezetting optimaal is te organiseren tijdens corona? Neem dan contact met ons op.